Для юридических лиц, которые ввозят товары из Китая в Россию, выпуск декларации не всегда означает «финал». После выпуска возможен постконтроль: запрос документов и проверка уже оформленной поставки. Цель — убедиться, что сведения о товаре и условиях сделки подтверждаются документами.
- Папка поставки: базовый комплект
- Как отвечать на запрос документов
- Как выстроить хранение документов
- Что чаще всего проверяют
- Типовые ошибки
- Как снизить риск вопросов
- Когда подключать специалиста
- FAQ
Папка поставки: базовый комплект
Запросы по постконтролю чаще всего упираются в доказательства цены, описания товара и логистической цепочки. Вот практичный набор, который стоит хранить по каждой поставке.
- Договоры с поставщиком и приложения: спецификации, допсоглашения, условия поставки (Incoterms).
- Инвойсы, упаковочные листы, коммерческие предложения/прайс-листы (если использовались), каталоги/техописания, фото маркировки.
- Оплата: платежные поручения, банковские выписки, подтверждения скидок/бонусов (письма, приложения к договорам).
- Логистика: CMR/накладные, договоры перевозки/экспедиции, заявки, подтверждения передачи груза, страховые документы (если были).
- Приемка: акты, фото при вскрытии, документы по расхождениям/повреждениям.
- Если требуется по товару: сертификаты/декларации соответствия, лицензии, разрешительные документы.
Особенно важно для автодоставки и перевозок негабарита тралами
- Фото погрузки/крепления, пломб, маркировки; ведомости упаковки.
- Разрешения и согласования по негабариту (если применимо), подтверждения фактических габаритов/массы.
Если вы отдаёте логистику и таможенное оформление на аутсорс, заранее согласуйте регламент: какие документы и в каком виде передаются вам, кто отвечает за полноту «папки поставки».
Как правильно отвечать на запрос документов
Когда приходит требование предоставить документы, важно действовать организованно: спешка и разрозненные файлы повышают риск ошибок.
- Зафиксируйте сроки и состав запроса. Сделайте внутренний чек-лист: что именно просят и за какой период/поставку.
- Соберите пакет как есть. Не подменяйте документы аналогами без пояснений — лучше сразу описать, чего нет и почему.
- Сверьте цифры. Цена, валюта, количество, вес, условия Incoterms, номера инвойсов и платежей должны совпадать по всей цепочке.
- Подготовьте пояснительную записку. Коротко объясните логику сделки: скидки, бонусы, частичные оплаты, замену артикула, пересорт.
- Разделите коммерцию и логистику. Отдельными папками: «договоры и цена», «оплата», «доставка», «сертификация/разрешения».
- Сохраните копию ответа. С датой отправки и описью вложений — это пригодится, если появятся дополнительные вопросы.
Как выстроить хранение документов в компании
- Назначьте владельца процесса. Обычно это ВЭД/закупки вместе с бухгалтерией: у всех должны быть одинаковые версии документов.
- Храните не только PDF, но и источники. Переписка, письма о скидках, скриншоты согласований — часто решают спорные моменты.
- Для мультимодальных перевозок фиксируйте стыки. Если часть маршрута идёт по ЖД или морем, а также используете контейнеры или авиа, сохраняйте подтверждения передачи на каждом участке, чтобы цепочка не обрывалась.
Что чаще всего проверяют
Постконтроль обычно фокусируется на нескольких узких местах. Таблица ниже поможет быстро понять, чем закрывать типовые запросы.
| Блок | Что просят | Чем подтверждать |
|---|---|---|
| Цена и условия сделки | Инвойсы, платежи, скидки, переписку | Договоры/спецификации, платежные документы, письма о скидках, условия Incoterms |
| Описание товара и код | Техописания, фото, каталоги | Паспорта, datasheet, фото маркировки, функциональное описание |
| Ограничения/разрешения | Сертификаты, лицензии, подтверждения | Разрешительные документы, письма-обоснования, документы производителя |
| Логистическая цепочка | Накладные, договоры, акты | CMR/накладные, заявки, акты приемки, фото пломб; для тралов — разрешения |
Типовые ошибки
- Непрозрачная оплата. Авансы, частичная оплата, оплата через третьих лиц без поясняющих документов.
- Слабое описание товара. Общие слова вместо параметров и назначения — риск вопросов к коду и ограничениям.
- Скидки на словах. Нет письма/приложения к договорам — сложнее доказать итоговую цену.
- Разрыв логистики. Не хватает CMR/накладных, заявок, подтверждений передачи и приемки груза.
- Негабарит без доказательств. Для тралов критичны разрешения, подтверждения массы/габаритов, фотофиксация.
Как снизить риск вопросов
- Стандартизируйте «папку поставки». Один номер партии → все документы и файлы привязаны к нему.
- Фиксируйте изменения письменно. Любые изменения цены/комплектации/сроков — только через письма и допсоглашения к договорам.
- Проверяйте документы до подачи. Сверка инвойса, упаковки, описаний и логистики снижает риск искать доказательства позже.
- Делайте фотофиксацию по автодоставке. Пломбы, маркировка, крепление — быстрые доказательства факта перевозки.
- Установите срок хранения с запасом. Внутренний регламент по документам лучше делать «длиннее», чем минимально комфортно.
Когда подключать специалиста
Имеет смысл подключать профи по ВЭД/таможенному оформлению, если в запросе затрагиваются стоимость, коды, происхождение или ограничения, а также при сложных товарах и негабарите. Чем раньше вы соберёте доказательства и выстроите позицию, тем спокойнее проходит проверка.
FAQ
Постконтроль бывает по каждой поставке?
Нет. Но запрос документов возможен, поэтому регламент и архив по партиям лучше вести постоянно.
Что обычно просят в первую очередь?
Договоры и спецификации, инвойсы, платежные документы, подтверждения скидок и транспортные документы (CMR/накладные, заявки, акты).
Зачем по тралам хранить разрешения и фото?
По негабариту важны фактические параметры и законность перевозки. Разрешения и фотофиксация помогают быстро подтвердить маршрут, крепление и характеристики груза.
Чем может помочь RailTrans при запросе документов?
Помогаем восстановить логистическую цепочку по партии, собрать комплект доказательств по перевозке и скоординировать подготовку материалов по таможенному оформлению (в рамках доступных документов).
