Для участников грузоперевозок и транспортно-экспедиционной деятельности отдельные перевозочные и экспедиторские документы становятся обязательными в электронном виде и передаются через систему ГИС ЭПД.
С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые требования к электронному документообороту в грузоперевозках. Изменения установлены Федеральным законом № 140-ФЗ и затрагивают грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.
Для компаний, которые закупают товары в Китае и организуют их доставку в Россию, это означает прежде всего изменение порядка обмена данными на тех участках перевозки и экспедирования, которые оформляются в соответствии с российским законодательством.
Теперь сведения о грузе необходимо готовить заранее: вес, количество грузовых мест, описание товара, данные склада и другие параметры должны быть известны ещё до начала погрузки.
Что такое ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она используется для обмена электронными документами между участниками перевозки и государственными информационными системами.
Сама ГИС ЭПД работает с 2022 года, однако до 1 сентября 2026 года использование многих электронных документов носило добровольный характер. Теперь для предусмотренных законодательством документов электронный формат становится обязательным.
Напрямую подключаться к государственной системе участникам перевозки не требуется: обмен электронными перевозочными документами осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД.
Какие документы переходят в электронный формат
С 1 сентября 2026 года изменения затрагивают сразу несколько видов документов.
Используется при автомобильной перевозке в случаях, предусмотренных законодательством.
Фиксирует согласованные условия организации автомобильной перевозки.
Применяется при перевозке грузов железнодорожным транспортом.
Предусмотрена для грузовых авиаперевозок.
Определяет перечень и условия транспортно-экспедиционных услуг.
Подтверждает принятие экспедитором груза от клиента.
Используется, если экспедитор принимает груз на складское хранение.
Что изменится для клиентов транспортных компаний и экспедиторов
Главное практическое изменение заключается не только в отказе от привычного бумажного документа. Меняется сама последовательность оформления перевозки.
Данные о партии должны быть получены, проверены и переданы в электронные документы до того этапа, на котором соответствующая информация должна быть зафиксирована и подписана участником перевозки.
Если фактический вес, количество мест, наименование товара или сведения о складе отличаются от переданных ранее данных, документы придётся корректировать в установленном порядке. Это может задержать отправку машины.
Какие данные о грузе нужно передать до погрузки
Чтобы перевозка не остановилась на этапе оформления документов, клиенту необходимо заранее подготовить точные сведения о партии. Конкретный состав данных зависит от перевозки и документов, но базовый набор выглядит следующим образом.
| Данные | Что нужно указать | Почему это важно |
|---|---|---|
| Наименование груза | Точное коммерческое и товарное наименование | Используется в перевозочных и экспедиторских документах |
| Описание товара | Тип товара, характеристики и назначение при необходимости | Помогает корректно идентифицировать груз |
| Вес брутто и нетто | Фактические показатели после подготовки партии | Вес должен соответствовать реально передаваемому грузу |
| Количество грузовых мест | Короба, паллеты, ящики, оборудование и другие места | Используется при передаче и приёмке груза |
| Объём | Фактический объём партии | Необходим для организации транспортной схемы |
| Стоимость груза | Стоимость партии, когда она необходима для документов, договора или страхования | Используется для согласования ответственности и страхового покрытия |
| Сопроводительные документы | Сертификаты, паспорта безопасности, маркировка и другие документы | Их наличие может быть необходимо для перевозки конкретного товара |
| Место погрузки | Фактический адрес склада | Адрес должен соответствовать реальному месту передачи груза |
| Лицо, осуществляющее погрузку | Реквизиты соответствующего лица или организации | Данные используются при оформлении перевозки |
Как будет выглядеть оформление перевозки после 1 сентября
Конкретная последовательность зависит от договора и транспортной схемы, но в типовой экспедиционной модели процесс можно представить так:
Наименование, массу, объём, количество мест, место погрузки и необходимые документы.
В документе закрепляются условия выполнения транспортно-экспедиционных услуг.
Если по договору экспедитор принимает груз, факт передачи подтверждается экспедиторской распиской.
В зависимости от вида транспорта формируется необходимый электронный перевозочный документ.
Электронная цепочка документов сопровождает дальнейшие этапы транспортировки.
Можно ли будет использовать бумажные документы
Общий порядок с 1 сентября 2026 года предусматривает обязательный электронный формат для установленных видов перевозочных и экспедиторских документов.
При этом законодательством предусмотрены отдельные случаи, когда допускается бумажное оформление. Например, для отдельных документов исключения могут применяться при отсутствии технической возможности или доступа к интернету.
Почему нельзя откладывать передачу данных до приезда машины
Раньше часть сведений могла уточняться менеджером по телефону, в переписке или уже во время погрузки. После перехода на электронный документооборот такой подход значительно увеличивает риск задержки.
Требуется корректировка сведений и согласование фактических параметров партии.
Данные электронного документа расходятся с фактически передаваемым грузом.
Возникают расхождения между фактической и документально оформленной операцией.
Экспедитор не может корректно сформировать необходимый электронный документ.
Какие риски возникают при ошибках в электронных документах
Цифровизация делает цепочку перевозки более прозрачной: сведения формируются, подписываются и передаются конкретными участниками информационного взаимодействия.
| Проблема | Возможное последствие |
|---|---|
| Данные о грузе получены слишком поздно | Задержка формирования документов и отправки транспорта |
| Фактические параметры отличаются | Необходимость корректировки сведений |
| Разные данные в связанных документах | Вопросы при проверке перевозки и подтверждении хозяйственной операции |
| Не оформлен обязательный документ | Невозможность корректно продолжить предусмотренный законом документооборот |
| Недостоверные сведения | Риски для участника, подписавшего соответствующий электронный документ |
Ответственность за достоверность сведений в соответствующем файле обмена несёт лицо, которое его подписывает. Поэтому участникам перевозки важно получать исходные данные из достоверного источника и не переносить информацию вручную из разрозненных сообщений.
Что меняется при доставке грузов из Китая
Требования ГИС ЭПД не означают, что китайский поставщик должен оформлять российские электронные документы. Новые правила относятся к тем участникам и этапам перевозки, на которые распространяется российское законодательство.
Но для российского импортёра изменение всё равно существенное: данные, полученные от поставщика или склада в Китае, должны к моменту оформления российского участка быть точными и пригодными для дальнейшего документооборота.
Поэтому при доставке грузов из Китая особенно важно заранее проверить фактический вес, количество мест, описание товара и сопроводительные документы.
API и EDI: когда бизнесу нужна автоматическая передача данных
Для компании с редкими перевозками сведения можно передавать в согласованном структурированном формате. Но при регулярных или массовых поставках ручной перенос информации становится дополнительным источником ошибок.
В таких случаях можно организовать электронный обмен между учётными системами клиента и экспедитора через API, EDI или подготовленные электронные реестры.
- данные о грузе передаются без повторного ручного ввода;
- снижается риск опечаток в весе, адресах и реквизитах;
- можно быстрее сформировать документы перед погрузкой;
- проще обрабатывать регулярные и многономенклатурные поставки.
Что компаниям нужно сделать до 1 сентября 2026 года
Определить ответственного
Кто в компании передаёт экспедитору окончательные данные о грузе.
Проверить источники данных
Откуда берутся фактический вес, количество мест и адрес склада.
Согласовать формат передачи
Таблица, реестр, интеграция API/EDI или другой согласованный формат.
Проверить электронные подписи
У сотрудников, которые должны подписывать документы, должны быть необходимые полномочия и средства подписи.
Изменить внутренний процесс
Финальные данные о партии должны появляться не после отгрузки, а до формирования документов.
Согласовать изменения с экспедитором
Проверить порядок обмена документами и распределение ответственности сторон.
Что меняет RailTrans в работе с клиентами
RailTrans готовит документооборот к новым требованиям, чтобы после 1 сентября 2026 года оформление перевозок не становилось причиной задержки отправок.
Для этого в работе с клиентами будет уделяться больше внимания предварительному сбору и проверке структурированных данных о грузе. Для компаний с большим количеством отправок может быть согласован автоматизированный электронный обмен информацией.
Также условия взаимодействия и ответственность сторон за достоверность передаваемых сведений могут быть закреплены дополнительными соглашениями к действующим договорам.
Чем раньше клиент передаёт полные и проверенные сведения о партии, тем меньше риск того, что машина будет ждать документов уже на складе.
Вопросы и ответы
Когда электронные перевозочные документы станут обязательными?
Основные изменения Федерального закона № 140-ФЗ, связанные с обязательным электронным оформлением предусмотренных перевозочных и экспедиторских документов, вступают в силу 1 сентября 2026 года.
Что такое электронная экспедиторская расписка?
Это экспедиторский документ, подтверждающий принятие экспедитором груза от клиента. С 1 сентября 2026 года для предусмотренных законом случаев он оформляется в электронном формате.
Можно ли будет оформить транспортную накладную на бумаге?
Общим правилом становится электронное оформление. Бумажный формат сохраняется только для отдельных случаев, прямо предусмотренных законодательством.
Нужно ли клиенту самому подключаться к ГИС ЭПД?
Обмен электронными перевозочными документами с ГИС ЭПД осуществляется через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Конкретный порядок работы зависит от роли компании в перевозке и используемой информационной системы.
Когда нужно передавать экспедитору данные о грузе?
Данные необходимо передавать заблаговременно, чтобы к моменту оформления и погрузки у экспедитора были точные сведения о грузе, местах, весе и участниках операции.
Как подготовиться к переходу на ГИС ЭПД
Для большинства компаний основная задача сейчас — не установка нового программного обеспечения сама по себе, а наведение порядка в исходных данных.
Если вес партии уточняется только после приезда автомобиля, реквизиты склада хранятся в переписке менеджеров, а номенклатура передаётся экспедитору в свободной форме, процесс необходимо перестроить заранее.
С 1 сентября электронный документооборот станет частью обычного процесса грузоперевозки, поэтому точность данных будет напрямую влиять на скорость оформления и отправки груза.
Заранее согласуйте с менеджером RailTrans формат передачи данных о грузе и документы, которые понадобятся для вашей транспортной схемы.
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮНормативная база
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ;
- Федеральный закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;
- Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931;
- Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469;
- форматы электронных экспедиторских документов, утверждённые ФНС России.
